TMS pour entreprise

Ce que gère un service formation interne au quotidien

Un service formation interne, souvent rattaché aux RH ou à une fonction L&D, organise des actions de formation pour les collaborateurs de l’entreprise : formations obligatoires, montée en compétences, séminaires internes ou sessions animées par des prestataires externes. Ce travail suppose de maintenir un catalogue des formations disponibles, de créer des sessions à des dates données, d’y inscrire des collaborateurs, de leur envoyer les informations nécessaires et de garder une trace de qui a suivi quoi.

Sans outil dédié, cette activité repose fréquemment sur des tableurs partagés, des boîtes mail individuelles et des documents dispersés entre plusieurs personnes. Le suivi devient fragile dès que le volume de sessions augmente ou que plusieurs personnes du service interviennent en parallèle sur les mêmes dossiers.

TMS ou LMS : ne pas confondre les deux outils

Un TMS, ou Training Management System, gère l’organisation administrative de la formation : catalogue, sessions, inscriptions, communications, documents et indicateurs. Un LMS, ou Learning Management System, sert à diffuser des contenus pédagogiques en ligne et à suivre la progression d’un apprenant dans un module e-learning. Ce sont deux fonctions distinctes, qui répondent à des besoins différents et se recoupent rarement dans un même outil.

Un service formation interne qui cherche à organiser ses sessions, suivre ses inscriptions et communiquer avec les collaborateurs a besoin d’un TMS. Un service qui souhaite héberger des cours en ligne et suivre leur consultation a besoin d’un LMS. Les deux besoins peuvent coexister dans une même entreprise, sans que l’un ne remplace l’autre. Pour approfondir cette distinction, voir l’article TMS ou LMS : quelles différences pour une organisation ?

Plenora se positionne comme un TMS : il organise le catalogue, les sessions, les participants, la planification, les communications, les documents, les feedbacks et les indicateurs. Il ne diffuse pas de contenus e-learning et ne remplace pas un LMS déjà en place dans l’entreprise.

Les fonctions utiles à un service formation interne

• Catalogue des formations proposées aux collaborateurs, avec leurs sessions associées
• Sessions et journées planifiées, avec dates, lieux et intervenants
• Gestion des collaborateurs et participants, avec statut d’inscription pour chaque session
• Communications automatisées : convocations, rappels avant la session
• Documents rattachés aux sessions : supports, attestations, feuilles d’émargement
• Feedbacks recueillis après chaque session
• Indicateurs de pilotage de l’activité formation, pour le reporting RH

Ces fonctions se distinguent de celles d’un centre de formation externe, qui doit en plus établir des devis clients et facturer ses prestations. Un service formation interne n’émet pas de facture à ses propres collaborateurs, mais peut avoir besoin de suivre les coûts associés à un budget formation. La logique reste celle de la gestion administrative, sans dimension commerciale.

Les difficultés typiques d’un service formation interne

Plusieurs situations reviennent régulièrement dans les services formation qui n’ont pas encore d’outil dédié. Le suivi des inscriptions se fait par e-mail, sans vue d’ensemble de qui participe à quelle session. Les rappels avant une formation sont envoyés manuellement, ou oubliés lorsque la personne responsable est absente. Les documents liés à une session, comme les attestations de suivi, se retrouvent dispersés entre plusieurs boîtes mail ou dossiers partagés. Enfin, produire un bilan de l’activité formation pour la direction ou les RH demande de reconstituer les chiffres à la main, en croisant plusieurs fichiers.

Ces difficultés ne relèvent pas d’un manque de rigueur individuelle, mais de l’absence d’un point de référence unique pour l’ensemble du service. Chaque personne travaille avec sa propre version des informations, ce qui multiplie les risques d’erreur et de doublon.

Avant et après un outil de gestion dédié

Points d’attention avant de s’équiper

Un TMS structure l’organisation administrative de la formation, mais ne définit pas le contenu pédagogique des sessions ni les priorités de formation de l’entreprise, qui restent des décisions humaines. Il ne remplace pas non plus un LMS si l’entreprise a besoin de diffuser des modules e-learning : les deux outils répondent à des besoins différents, comme détaillé dans l’article TMS, LMS, LXP et SIRH : comment distinguer ces outils ?. Enfin, la qualité du suivi dépend de la rigueur avec laquelle les sessions et les inscriptions sont tenues à jour au fil de l’année : un outil ne corrige pas une saisie incomplète.

Exemple fictif : un service formation dans une PME

Prenons l’exemple fictif d’une entreprise de taille moyenne dont le service RH organise chaque année une trentaine de sessions de formation interne et externe pour ses collaborateurs, entre formations obligatoires, sécurité et développement des compétences. Avant la mise en place d’un TMS, la personne responsable suivait les inscriptions dans un tableur partagé et envoyait les convocations une à une par e-mail, avec plusieurs oublis constatés lors des sessions les plus chargées.

Avec un TMS, le catalogue des formations proposées est structuré une fois, chaque session ouverte permet d’inscrire les collaborateurs concernés, et les convocations partent automatiquement à l’approche de la date. Le service peut également produire, en fin d’année, un bilan du nombre de collaborateurs formés par service, à partir des indicateurs de pilotage disponibles dans l’outil, sans reconstituer ce chiffre manuellement.

Suivre les inscriptions et mesurer l’activité

Le suivi précis des inscriptions et des participants constitue le socle d’un TMS pour entreprise : il permet de savoir à tout moment qui est inscrit, qui a confirmé sa présence et qui a suivi la session jusqu’au bout. Pour une méthode détaillée sur ce point, voir l’article Comment suivre les inscriptions et les participants ? Ce suivi alimente ensuite les indicateurs de pilotage de l’activité formation, utiles pour le reporting interne, comme décrit dans l’article Quels indicateurs suivre pour piloter son activité de formation ?